Devenir Secrétaire juridique

Quand on pense aux professions dans le secteur de l’immobilier, ce sont les métiers d’agent immobilier ou de syndic de copropriété qui viennent en premier à l’esprit. Cependant, avec un BTS PI, vous aurez également accès au métier de secrétaire juridique et technique en immobilier qui offre de nombreuses opportunités ! En effet, les secrétaires juridiques n’assistent pas uniquement les avocats, huissiers ou clercs, mais suppléent également les agents immobiliers, négociateurs immobiliers, notaires ou encore les syndics de copropriété.

Le ou la secrétaire juridique, spécialisé(e) dans le domaine de l’immobilier, travaille le plus souvent au sein d’un cabinet ou d’une agence.

Que fait un(e) secrétaire juridique dans l’immobilier ?

Le ou la secrétaire juridique, ou assistant(e) juridique, assure les tâches administratives traditionnelles du secrétariat adaptées à la gestion d’un portefeuille de biens immobiliers.

Une secrétaire juridique joue un rôle crucial dans le fonctionnement quotidien d’un cabinet d’avocats. La fonction des secrétaires juridiques exige une connaissance approfondie des procédures judiciaires et de la documentation dans l’immobilier. Il n’est pas rare que les secrétaires juridiques les plus expérimentés et les plus performants soient promus à des postes de parajuristes au sein d’agences immobilières.

Les missions du Secrétaire juridique

Voici les principales missions et responsabilités du secrétaire juridique et technique en immobilier :

Accueilir et informer des clients, donner des rendez-vous

Gestion des appels téléphoniques et de la prise de rendez-vous

Relai entre les différents interlocuteurs avec lesquels travaille son employeur

Organisation de la gestion administrative de l’agence immobilière ou du cabinet pour lequel il travaille

Organisation et suivi de la promotion des biens et des actions de commercialisation

Préparation des dossiers au jour le jour (intégration des pièces) via un travail de recherche et de classement

Produire des informations en transcrivant, formatant, saisissant, éditant, récupérant, copiant et transmettant du texte, des données et des graphiques pour aider à coordonner la préparation des cas

Lire, rechercher, examiner, vérifier et acheminer la correspondance, les rapports et les documents juridiques

Rédiger, réviser et éditer des lettres, courriers, actes juridiques et autres documents écrits, et recueillir et analyse des informations

Préparer les rapports de dépenses et génère des revenus en documentant et en saisissant le temps facturable et les dépenses remboursables, en préparant les factures et en suivant les paiements

Représenter l’agent immobilier en communiquant en son nom et en obtenant des informations, en assurant le suivi des missions déléguées et en sachant quand agir et quand renvoyer les affaires à l’agent immobilier

Maintenir la confiance des clients en préservant la confidentialité des informations sur les clients

Développer et maintenir des systèmes de classement et de récupération, ainsi que des systèmes d’archives numériques

Enregistrer et documenter les discussions des réunions, conserve les transcriptions, documente et conserve les preuves

Maintenir les fournitures de bureau en vérifiant les stocks, en passant et en expédiant les commandes et en évaluant les nouveaux produits

Assurer le fonctionnement de l’équipement nécessaire au bon fonctionnement en remplissant les exigences d’entretien préventif et en demandant des réparations

Les compétences et qualités du Secrétaire juridique et technique en immobilier

Tout d’abord, le ou la secrétaire juridique doit maîtriser le vocabulaire juridique, les règles, procédures, juridictions, pratiques professionnelles et outils spécifiques au secteur de l’immobilier. Il doit donc avoir une réelle double compétence : maîtrise de la bureautique et connaissances en droit et veille juridique.

En plus de ces qualités professionnelles, le secrétaire juridique et technique en immobilier doit avoir une orthographe parfaite, être organisé et rigoureux, savoir s’adapter, prendre des initiatives et avoir un esprit d’analyse et de synthèse.

Enfin, un grand sens de la discrétion et du contact font partie des qualités humaines indispensables pour exercer ce métier.

Voici une liste des compétences et qualités demandées aux Secrétaires juridiques :

Compétences documentaires

Gestion du temps et sens de l’organisation

Capacité à planifier et gérer des réunions

Gestion des achats

Compétences téléphoniques

Expérience de bureau

Compétences en communication verbale et écrite

Communications internes

Relations clients

Intégrité et discrétion

Compétences informatiques, y compris les logiciels de gestion de cas

Le salaire d’un(e) Secrétaire juridique

En sortie d’études, un(e) secrétaire juridique dans le secteur de l’immobilier peut prétendre à un salaire avoisinant les 1800 € mensuel (soit 21600 € par an). En fin de carrière, un(e) secrétaire juridique dispose d’une rémunération allant jusqu’à 2100 € par mois, soit 26000 € par an.

Comment devenir Secrétaire juridique ?

Vous cherchez une formation pour devenir secrétaire juridique dans le domaine de l’immobilier ? Le BTS Professions Immobilières est fait pour vous puisqu’il a pour vocation de former des professionnels des services de l’immobilier !

Ce diplôme de niveau bac + 2 vous permettra, en plus de vos connaissances sur ce secteur, de maîtriser le cadre juridique lié aux activités de l’immobilier. En plus, vous pourrez acquérir des compétences transversales notamment en communication, informatique et utilisation des outils bureautiques qui seront indispensables pour travailler dans entreprise immobilière et qui vous aidera indéniablement à trouver un emploi ou une fonction dans le secteur.

L’unité d’enseignement “Droit et Veille juridique”

L’unité d’enseignement capitale pour exercer le métier de secrétaire juridique et technique en immobilier est celle concernant le droit et la veille juridique.

En effet, cette partie du programme du BTS PI vous permettra :

d’identifier et de mettre en oeuvre les règles de droit appliquées au secteur de l’immobilier,

d’analyser différentes situations professionnelles afin de les qualifier et de proposer une solution adaptée,

de maîtriser les techniques de recherche et d’analyse de la documentation juridique,

de réaliser une veille juridique pertinente et efficace afin de s’adapter à un contexte en perpétuelle évolution.

École Sup’ Paris accompagne ses élèves dans leur projet professionnel à l’issue de leur BTS PI.