Information dans l’entreprise et prise de décision

I – L’information dans l’entreprise

L’information dans l’entreprise et la prise de décision sont deux notions centrales qui vous seront expliquées en cours de Management de votre BTS en alternance.

A. Les définitions de l’information
L’activité des décideurs repose sur l’utilisation et la gestion d’information diverses : ces informations ont pour rôle principal de réduire l’incertitude entourant la prise de décision. Information cela peut vouloir dire :
– Donnée (connaître le CA d’une entreprise)
– Processus visant à diffuser des connaissances (ex informer des salariés)

B. Les sources de l’information et la notion de veille
Les sources d’information pour l’entreprise peuvent être regroupées en 2 ensembles :
– Sources internes : données statistiques (ventes, ratios financiers, effectifs…) rapports et notes de services, documents comptables…
– Sources externes : médias (presse et internet), partenaires de l’entreprise (clients, fournisseurs, banque, bases de données des greffes…)

Pour être utile, l’information doit avoir plusieurs caractéristiques :
– Fiabilité (vérifiable)
– Pertinence (répondre à besoin précis)
– Disponibilité (pouvoir être obtenue rapidement et à un cout absorbable)
La maîtrise de l’information est devenue progressivement une source de compétitivité fondamentale. Une véritable question stratégique.

C. L’organisation de l’information dans l’entreprise
C’est pourquoi les entreprises sont souvent amenées à mettre en place des méthodes de surveillances systématique des tendances de leur environnement : évolution des concurrents, innovations, …
On appelle cela activité de veille concurrentielle.
Les progrès des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) ont permis de modifier en profondeur l’organisation de l’information dans l’entreprise et d’en augmenter l’efficacité.
Les bases de données permettent de disposer d’informations de plus en plus nombreuses et pertinentes.
Internet joue à cet égard un rôle de 1er plan.

II – La pratique de la décision

A. Le processus de décision
L’un des rôles fondamentaux de l’information est de faciliter la prise de décision qui est un processus complexe.
Nous allons tenter de l’analyser.
Un des modèles d’analyse, le plus souvent cité et utilisé est celui de H SIMON, appelé modèle IMC.
Dans ce modèle on considère que la prise de décision se fait en 3 étapes avec en pratique de nombreux obstacles qui viennent en limiter la rationalité

Tableau 1 : Le modèle IMC
Le modèle IMC « oublie » deux aspects importants du processus du point de vue managérial : La mise en œuvre et le contrôle de cette mise en œuvre. On pourra alors faire évoluer le modèle comme ci-dessous :

modele IMC

B. L’aide à la décision
Les décideurs peuvent bénéficier d’un certain nombre d’outils d’aide à la décision dont la nature et la pertinence évolue avec l’environnement et le degré de maîtrise que l’on en a :
– L’analyse SWOT qui est purement qualitative et est appliquée au niveau stratégique et du management.
– Les SIG qui permettent de représenter une décision sous la forme d’un schéma constitué par un réseau d’énoncés liés selon des séquences logiques. Cela permet donc au décideur de se donner une image concrète de sa pensée, ce qui améliore la prise de décision.
– La veille stratégique qui consiste à collecter puis analyser les informations les plus à jour sur son environnement afin de prendre les meilleurs décisions possibles. Elle consiste à mettre en place un processus faisant appel à l’ensemble des veilles pratiquées au sein d’une organisation. Elle implique une surveillance de l’information de tous types (web, interne, externe…).
– Les Systèmes Interactifs d’Aide à la Décision (SIAD) sont également des outils pour la prise de décision. Ils naissent de l’interaction entre l’homme et la machine. Ils fournissent une assistance aux décideurs pour des problèmes, mais ne font pas de traitements automatiques. Ils permettent plutôt de combiner le jugement humain et le traitement automatisé de l’information. Un SIAD sera efficace s’il est capable de fournir des représentations pertinentes pour le décideur, de faire des opérations de traitement de l’information, et d’interpréter les décisions prises par un demandeur. Il sera d’autant plus efficace s’il est facilement évolutif.

Certains outils permettent de prendre des décisions collectives, c’est-à-dire à rechercher un consensus au sein d’un groupe de personnes.
Voici plusieurs outils permettant de prendre ce type de décision :
– Le vote pondéré : outil permettant de faciliter le choix entre plusieurs possibilités lorsqu’il est important pour un groupe d’obtenir une décision consensuelle. On objectif est de mettre en relief des idées, causes ou solutions afin d’appliquer un traitement approprié permettant de dégager une décision consensuelle.
– Matrice de compatibilité : méthode permettant de faire un choix parmi plusieurs propositions en fonction de critères établis. Son objectif est de comparer les différentes décisions pouvant être prises, en fonction des critères (contraintes imposées, objectifs à atteindre, fonctions à remplir) et des problèmes pouvant être rencontrés.
– Diagramme d’affinités : méthode utilisée pour organiser les idées émises par un groupe et les structurer par thèmes. Les catégories ne doivent pas être préétablies mais constituées sur la base des liens que les idées ont entre elles. Son objectif est de classifier les renseignements à l’aide de représentations sur cet outil de management par la qualité totale.
– Méthode Philips 6.63 : permet d’organiser le travail en groupe, en vue d’échanger pour mieux décider. Évite les risques de brouhaha et d’incompréhension qui peuvent vite s’installer au sein d’un grand groupe de personnes qui cherchent à échanger. De plus, elle favorise également la participation de tous. Le principe est de diviser l’équipe en groupes de 6 personnes pendant 6 minutes, puis de charger les porte-paroles (un par groupe) de rapporter et partager les résultats. Cette méthode peut être itérative. Son objectif est de structurer les échanges au sein d’un groupe afin d’accroître les processus de prise de décision.

– L’arbre d’objectifs : méthode intervenant après la réalisation d’un diagnostic. Son objectif est d’énoncer la finalité du projet sous la forme d’un verbe à l’infinitif suivi d’un objet (exemple : “promouvoir le territoire”). La construction de cet outil conduit à un ensemble d’objectifs pour le projet, que l’on peut schématiser en un “arbre”.
– Matrice Eisenhower : outil de classification méthodique des priorités et d’appréciation des urgences, permettant la gestion et la régulation des activités. Son objectif est de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence et de leur importance.
– Le diagramme de Pareto : moyen simple pour classer les phénomènes par ordre d’importance. Son objectif est de faire apparaître les causes essentielles d’un phénomène, hiérarchiser celles-ci, évaluer les effets d’une solution et mieux cibler les actions à mettre en œuvre.
Les progrès de l’informatique ont intégré l’aide à la décision, domaine visant à concevoir des outils informatiques (dont les logiciels experts) pour aider un décideur à analyser un problème ou une situation, et à lui fournir des solutions, éventuellement hiérarchisées sur la base des critères logiques qu’il aura sélectionné.

III – Rationalité de la décision

La rationalité de la décision repose sur les informations disponibles qui sont toujours le fruit de données sur lesquelles on a travaillé, elle repose sur la qualité de la perception des contraintes et risques, sur la personnalité du décideur, sur sa capacité de jugement et ses souhaits réels.
Quels que soient les outils la décision porte toujours en elle une part de préjugés et d’expérience du décideur.

*Un cours que vous retrouverez dans toutes nos filières : du BTS MUC en alternance au BTS assistant manager en alternance en passant par le BTS NDRC, le BTS PI et le BTS CGO.